Как настроить напоминания о продлениях

Даты продлений забываются легко. В потоке встреч, звонков и согласований день окончания договора проходит незаметно. Решение простое — заранее настроить напоминания. Разберём, как настроить напоминания о продлениях и какие способы для этого подходят.

Какие сроки напоминаний нужны

Одного уведомления мало. Чтобы успеть всё согласовать и не сорвать сделку, нужны пять контрольных точек.

• За 120 дней — стратегическое планирование бюджета на следующий период.
• За 90 дней — старт закупки, если заказчик работает через тендер.
• За 30 дней — подготовка письма и звонка, согласование условий.
• За 7 дней — финальный звонок, если заказчик ещё думает.
• В день истечения — страховка на случай, если что-то пошло не так.

Email-напоминания о сроках снимают с менеджера необходимость держать даты в голове.

Способ 1. Напоминания в календаре

Google Календарь или Яндекс Календарь знакомы всем. Создаёте событие, ставите уведомление за нужное количество дней — и готово.

Минусы: события нужно создавать вручную по каждому заказчику. Если дата сдвинулась, легко забыть обновить запись. При росте базы календарь превращается в свалку.

Способ 2. Напоминания в CRM

Если CRM уже есть, можно настроить задачи по сделкам. Некоторые системы умеют автоматически создавать напоминания при приближении даты.

Минусы: не все CRM это поддерживают. Настройка требует времени и часто вмешательства администратора. Для повторных продаж функционал нередко приходится допиливать вручную.

Способ 3. Напоминания в Excel

В таблице можно настроить условное форматирование. Ячейка подсветится, когда до даты останется мало дней.

Минусы: Excel не отправляет письма и не напоминает сам. Чтобы увидеть подсветку, файл нужно открыть. А если таблиц несколько и версии расходятся — сигнал можно просто не заметить.

Способ 4. Специальный сервис напоминаний

Здесь рутина уходит полностью. Вы добавляете заказчика и дату окончания — дальше система работает сама.

• Считает сроки и обновляет статусы.
• Отправляет напоминания на email.
• Позволяет выбрать, какие уведомления получать.

Сервис напоминаний о продлении не требует ручной проверки файлов и не зависит от чьей-то внимательности.

Контроль продлений заказчиков →

Что должно быть в напоминании

Хорошее письмо не заставляет лезть в таблицы. Оно сразу даёт всё нужное.

• Название заказчика.
• Что именно заканчивается — лицензия, домен, сертификат.
• Дату окончания.
• Сколько дней осталось.
• Ссылку на карточку актива.

Такой формат позволяет действовать сразу — позвонить или написать, не тратя время на поиски.

Как не превратить напоминания в спам

Напоминания должны помогать, а не раздражать. Держитесь простых правил.

• Не чаще одного письма в день.
• Сводный дайджест, если заказчиков несколько.
• Уважение к настройкам пользователя.
• Никаких писем после истечения срока — только по делу.

Тогда уведомления будут восприниматься как рабочий инструмент, а не как шум.

Заключение

Система напоминаний — не роскошь, а способ не терять заказчиков. Одно вовремя отправленное письмо дешевле, чем поиск нового заказчика с нуля.

Читайте также: почему Excel не работает для повторных продаж →

Сайва настроит напоминания за вас — останется только позвонить.

Читайте также: что теряет менеджер, когда забывает о продлении →

← Вернуться в блог