Как настроить напоминания в Excel для продлений
← Все статьи

Как настроить напоминания в Excel

Продления забываются, потому что даты живут в разных местах: у кого-то в блокноте, у кого-то в почте, у кого-то в голове. Excel — первый шаг к порядку. Разберём, как настроить напоминания в Excel, чтобы хотя бы видеть, что горит.

Шаг 1. Соберите все продления в одну таблицу

Без этого шага ничего не сработает. Нужны колонки:

  • Заказчик
  • Наименование
  • Вендор
  • Дата начала
  • Дата окончания
  • Комментарий
  • Ключ

Одна строка — один актив. Не смешивайте лицензии, домены и сертификаты в одну ячейку.

Шаг 2. Добавьте формулу расчёта дней

Формула кажется сложной только на первый взгляд. Соберём её по частям — от простого к сложному.

Часть 1. Пустая ячейка

Начните с проверки: если дата окончания не заполнена, ничего не показываем. 

=ЕСЛИ(F2="";"";

Это защита от пустых строк. Без неё таблица будет выдавать ошибки на каждой незаполненной ячейке.

Часть 2. Проверка на текст

Иногда в колонку с датой попадает текст: «бессрочно», «уточняется», «по запросу». Формула должна это учитывать. 

ЕСЛИ(НЕ(ЕЧИСЛО(F2));F2;

Расшифровка: если в ячейке не число, вернуть то, что там написано. Так «бессрочно» останется «бессрочно», а не превратится в ошибку.

Часть 3. Красный статус — «Истекает»

Теперь считаем дни. Первое условие — самое срочное. 

ЕСЛИ(F2-СЕГОДНЯ()<7;"Истекает";

Если до даты меньше 7 дней — ставим «Истекает». Сюда же попадают просроченные позиции: у них разница отрицательная, а значит, тоже меньше 7.

Часть 4. Жёлтый статус — «Скоро»

Следующая проверка — от 7 до 30 дней. 

ЕСЛИ(F2-СЕГОДНЯ()<=30;"Скоро";

Если до окончания 30 дней или меньше — «Скоро».

Часть 5. Зелёный статус — «В норме»

Всё остальное — больше 30 дней. 

"В норме"))))

Закрываем скобки: их должно быть столько же, сколько открыли в начале.

Итог

Соберите части в одну строку: 

=ЕСЛИ(F2="";"";ЕСЛИ(НЕ(ЕЧИСЛО(F2));F2;ЕСЛИ(F2-СЕГОДНЯ()<7;"Истекает";ЕСЛИ(F2-СЕГОДНЯ()<=30;"Скоро";"В норме"))))

Логика простая: сначала проверяем пустоту, потом текст, потом считаем дни по трём порогам. Скопируйте формулу вниз по колонке — и статусы будут обновляться сами при каждом открытии файла.

Шаг 3. Настройте условное форматирование

Теперь подсветите колонку «Осталось дней», чтобы статус был виден сразу.

  • 🟢 Зелёный — больше 30 дней.
  • 🟡 Жёлтый — от 7 до 30 дней.
  • 🔴 Красный — 7 дней или меньше.

В Excel: выделите колонку → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → И настройти 3 типа выделения ячеек в зависимости от «Статуса». В Яндекс-таблице логика та же, только меню называется «Условное форматирование» на панели сверху.

Шаг 4. Настройте сортировку

Отсортируйте строки по цвету — от красного к зеленому. Так срочные заказчики всегда будут сверху. В Excel: выделите таблицу → «Данные» → «Сортировка» → выберите колонку «Окончание» → «По возрастанию». Повторяйте сортировку раз в неделю, иначе порядок снова сбьётся.

Почему этого недостаточно

Таблица с формулами — уже прогресс. Но у неё есть предел.

  • Она не напоминает сама.
  • Её нужно открывать вручную.
  • Письмо на почту не приходит.
  • Если файл не открыть — срок пройдёт незаметно.

Excel не напоминает о продлении. Он ждёт, пока вы вспомните о нём сами. А если заказчиков много и день загружен встречами — не вспомните.

Что делать дальше

Есть два пути.

Сервис напоминаний о продлении снимает с менеджера рутину: даты считаются автоматически, письма приходят на email, ничего не нужно открывать и проверять.

Заключение

Excel — хороший старт. Он помогает собрать данные в одном месте и увидеть картину. Но если заказчиков много, без автоматических напоминаний легко потерять сделку.

Читайте также: почему Excel не работает для повторных продаж →

← Вернуться в блог

Попробовать Сайву бесплатно

Без карты · 1 минута