Несколько лицензий в одном договоре: как не запутаться в сроках

Один договор, одна поставка, один счёт. А внутри — пять лицензий с разными сроками действия. Через год менеджер продлевает актуальную, а остальные тихо истекают. Знакомая картина?

Разберём, как вести учёт лицензий в договоре, чтобы не терять ни одну позицию.

Почему один договор — это ловушка

Договор воспринимается как единое целое. Менеджер помнит его номер, сумму и дату подписания. Но сроки внутри разные.

• Антивирус — 12 месяцев с даты отгрузки.
• Офисный пакет — 24 месяца.
• Сертификат техподдержки — 12 месяцев с даты активации.
• Облачная подписка — ежемесячно.
• Домен — год с даты регистрации.

Если смотреть только на договор, эти даты сливаются в одну. А на деле каждая живёт своей жизнью.

Менеджер лицензий: что это и зачем

Менеджер лицензий — это не должность, а функция. Кто-то должен видеть каждую позицию отдельно и следить за её сроком.

В небольших компаниях эту роль играет сам продавец. В крупных — выделенный специалист. Но суть одна: у каждой лицензии есть дата, и её нужно контролировать.

Как вести учёт лицензий в договоре

Главное правило: одна строка — одна лицензия. Неважно, что договор один.

Учёт лицензий строится на нескольких полях:

• Название продукта.
• Вендор.
• Номер договора.
• Дата начала и окончания.
• Количество пользователей.
• Ответственный.

Когда данные разложены по позициям, картина становится прозрачной. Видно, что заканчивается в этом месяце, а что — через полгода.

Как не забыть продлить лицензию

Как не забыть продлить лицензию — вопрос дисциплины и системы. Дисциплина подводит. Система работает.

Что помогает:

• Напоминания за 120, 90, 30 и 7 дней до окончания.
• Статусы, которые обновляются автоматически.
• Список срочных позиций на виду.

Напоминание о продлении прав приходит заранее — до того, как заказчик начнёт спрашивать, почему что-то перестало работать.

Если вы пока ведёте учёт вручную, начните с инструкции по настройке напоминаний в Excel — это первый шаг к порядку.

Сроки лицензий — это деньги

Сроки лицензий напрямую влияют на выручку. Пропущенное продление — это не просто неудобство. Это потерянная сделка, недовольный заказчик и лишняя работа по восстановлению.

Когда каждая позиция под контролем, продление превращается в плановое действие, а не в аврал.

Заключение

Несколько лицензий в договоре — не проблема, если вести их отдельно. Проблема начинается там, где всё сливается в одну дату.

Сайва помогает видеть каждую лицензию и не терять сроки, даже когда позиций много. Чтобы начать, можно скачать готовый шаблон Excel или сразу посмотреть возможности сервиса.

← Вернуться в блог